Politique de confidentialité

1. Notre rôle

1.1 Données liées au recrutement (plateforme)

Lorsque des clients téléversent des CV, notes candidats ou autres informations dans NordiQ Intelligence :

• Le client (cabinet de recrutement, firme de recherche de cadres, employeur, organisme, etc.) agit à titre de responsable du traitement.
• Wisteria Inc. agit à titre de fournisseur de services / sous-traitant (processeur).
• Nous traitons les renseignements personnels uniquement pour le compte de nos clients et conformément à leurs instructions contractuelles.
• Nous ne déterminons pas les finalités du recrutement et ne prenons aucune décision d'embauche.

1.2 Visiteurs du site web

Lorsque vous consultez notre site web, Wisteria Inc. agit à titre de responsable du traitement pour les données collectées dans ce contexte, décrites à la section 10.

2. Renseignements personnels traités

Dans le cadre des Services, nous pouvons traiter :

• Nom et prénom
• Coordonnées (courriel, téléphone)
• Expérience professionnelle
• Formation académique
• Compétences et qualifications
• Notes de recruteurs
• Comptes rendus d'entrevue
• CV et documents téléversés
• Communications envoyées via la plateforme

Étant donné la nature des CV, certains renseignements peuvent inclure des renseignements sensibles, tels que :

• Sexe ou genre
• Date de naissance
• Origine nationale
• Photographies
• Informations volontairement divulguées dans un CV

Nous traitons ces renseignements uniquement sur instruction de nos clients.

3. Extensions de navigateur

Nous offrons deux extensions Chrome facultatives. Les sections 3.1 à 3.4 portent sur Nordiq LinkedIn Capture. La section 3.5 porte sur Mini NordiQ App.

Nordiq LinkedIn Capture permet à un recruteur authentifié d'enregistrer un profil LinkedIn dans son propre espace NordiQ plutôt que de le ressaisir. L'extension est inutilisable sans un compte NordiQ.

3.1 Ce qu'elle lit, et à quel moment

• Uniquement la page de profil LinkedIn que le recruteur a ouverte, et uniquement lorsqu'il lance une capture. Elle ne s'exécute pas d'elle-même.
• De cette page, elle lit le profil tel qu'affiché : nom, titre, lieu, expérience professionnelle, formation, compétences, ainsi que les coordonnées que LinkedIn présente au recruteur.
• Elle ne lit ni les autres onglets, ni l'historique de navigation, ni aucun site autre que le profil LinkedIn capturé et l'espace NordiQ du recruteur. Sur LinkedIn, elle ne s'exécute que sur les pages de profil, et ne lit une page que lorsque le recruteur lance une capture.

3.2 Où vont les données

Un profil capturé est transmis directement à l'espace NordiQ du client, sur son propre sous-domaine, où il devient une donnée de recrutement régie par la section 1.1 : le client est responsable du traitement et Wisteria agit comme sous-traitant. Wisteria ne reçoit pas les profils capturés à une destination distincte, et l'extension ne contient aucun traceur publicitaire ni outil d'analyse.

3.3 Ce qui est conservé sur l'appareil

Pendant une capture, l'extension conserve son état de travail dans le stockage local du navigateur, afin que la fermeture de la fenêtre ne fasse pas perdre le travail du recruteur. Ces données demeurent sur l'appareil et sont effacées à la fin de la capture.

3.4 Autorisations

L'extension ne demande que les autorisations qu'elle utilise : l'accès à la page de profil LinkedIn capturée, l'accès à l'espace NordiQ du client pour y enregistrer le résultat, la capacité d'identifier l'onglet à partir duquel le recruteur effectue la capture, la capacité d'insérer le lecteur dans cet onglet lorsque celui-ci était déjà ouvert avant l'installation ou la mise à jour de l'extension, et le stockage local décrit ci-dessus.

3.5 Mini NordiQ App

Mini NordiQ App est un panneau latéral qui permet à un recruteur authentifié de chercher dans son propre espace NordiQ à partir de n'importe quel onglet, de lire le résumé d'un candidat et de l'ajouter à une liste cible. Il est inutilisable sans un compte NordiQ.

• Il ne lit, ne modifie et ne s'exécute sur aucune page Web. Il n'a accès ni aux autres onglets ni à l'historique de navigation.
• Il transmet uniquement ce que le recruteur y saisit ou y colle, par exemple des mots-clés, un titre de poste ou un code postal, et uniquement à l'espace NordiQ du client, sur son propre sous-domaine. Les résultats sont régis par la section 1.1.
• Lorsqu'un recruteur ajoute un candidat à une liste cible liée au système de suivi des candidatures du client, NordiQ met à jour cette liste dans le système du client, comme le fait déjà l'intégration du client.
• Sur l'appareil, il conserve uniquement le nom de l'espace, le nom et la langue du recruteur, ainsi que le dernier mode de recherche. Il ne conserve aucune donnée de candidat ni aucune recherche.
• Il ne demande que l'accès à l'espace NordiQ du client, au panneau latéral du navigateur et au stockage local pour les réglages ci-dessus. Il ne contient aucun traceur publicitaire ni outil d'analyse.

4. Communications avec les candidats

La plateforme permet aux clients d'envoyer des communications (par exemple des courriels) aux candidats.

À cet égard :

• Le contenu des messages est rédigé et validé par le client.
• Aucun courriel ne peut être envoyé sans intervention humaine.
• Nous ne générons ni n'envoyons automatiquement de communications sans validation.
• Le client est responsable du respect des lois applicables (par exemple les lois anti-pourriel et les exigences de consentement).
• Nous agissons uniquement comme fournisseur technique facilitant l'envoi de communications pour le compte du client.

5. Finalités du traitement

Nous traitons les renseignements personnels afin de :

• Structurer et organiser les profils candidats
• Fournir des outils d'analyse et de classement
• Générer des résumés assistés par intelligence artificielle
• Permettre la recherche et la redécouverte de talents
• Assurer le stockage sécurisé des documents
• Maintenir la performance et la sécurité des systèmes

Nous ne :

• Vendons pas les renseignements personnels
• Louons pas les données candidats
• Utilisons pas les données à des fins publicitaires
• Utilisons pas les données clients pour entraîner des modèles publics d'intelligence artificielle

Les données appartiennent aux clients et demeurent sous leur contrôle.

6. Utilisation de l'intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités reposent sur des services fournis par OpenAI.

• Les notes complètes et documents candidats peuvent être transmis à des fins d'analyse.
• Les adresses des candidats sont transmises à OpenAI afin d'être normalisées avant le géocodage.
• Les vecteurs de recherche sont normalement générés sur nos propres serveurs au Québec. Si ce service est indisponible, leur génération est confiée à OpenAI.
• Ce traitement peut avoir lieu aux États-Unis.
• Les ententes contractuelles applicables interdisent l'utilisation des données clients pour l'entraînement de modèles publics.
• Les fonctionnalités d'IA constituent des outils d'aide à la décision uniquement.

NordiQ Intelligence :

• Ne prend pas de décisions automatisées d'embauche
• Ne remplace pas l'évaluation humaine
• Ne garantit aucun résultat

Les clients demeurent responsables de leurs décisions.

7. Infrastructure et sous-traitants

Nous faisons appel aux fournisseurs suivants :

• Amazon Web Services - hébergement, stockage de fichiers et courriel sortant (Montréal, Canada)
• OpenAI - traitement par intelligence artificielle (États-Unis)
• Google - géocodage des adresses (États-Unis), ainsi que la reconnaissance optique de caractères lorsqu'un client choisit de l'activer. Pour les clients qui ne l'activent pas, les documents sont traités localement sur notre propre infrastructure.
• Cloudflare - protection réseau et diffusion de contenu
• Meilisearch - indexation de la recherche
• Twilio - envoi de messages texte, y compris les codes de vérification
• Stripe - traitement des paiements
• Datadog - surveillance et journalisation des systèmes

Les bases de données principales et les sauvegardes sont hébergées à Montréal, au Québec.

Nous mettons en place des garanties contractuelles appropriées avec chacun de nos sous-traitants.

8. Transferts internationaux

La loi québécoise encadre la communication de renseignements personnels à l'extérieur du Québec. Nos bases de données, notre stockage de fichiers et nos sauvegardes sont situés à Montréal, au Québec. Les traitements suivants ont lieu à l'extérieur du Québec :

• OpenAI (États-Unis) - notes, documents et adresses des candidats transmis aux fins de traitement par intelligence artificielle, ainsi que la génération des vecteurs de recherche lorsque notre propre service est indisponible.
• Google (États-Unis) - adresses des candidats, aux fins de géocodage. Google est notre seul fournisseur de géocodage : toute adresse que nous géocodons lui est donc transmise. Reconnaissance optique de caractères, lorsqu'un client l'a activée.

9. Conservation des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels :

• Aussi longtemps que le compte client demeure actif, et
• Selon les instructions ou politiques de conservation du client.

En cas de résiliation :

• Les données peuvent être conservées jusqu'à 30 jours afin de permettre leur exportation.
• Elles sont ensuite supprimées des systèmes actifs.
• Les sauvegardes sont purgées selon les cycles techniques standards.

Nous ne conservons pas les données de recrutement pour des fins indépendantes.

10. Site web et témoins (cookies)

Notre site web peut collecter :

• Adresse IP
• Type de navigateur
• Informations sur l'appareil
• Données d'utilisation

Nous pourrions utiliser à l'avenir des outils d'analyse ou de mesure d'audience afin d'améliorer la performance du site et nos efforts marketing.

Lorsque requis par la loi, des mécanismes appropriés d'avis et de consentement seront mis en place.

Les données de la plateforme de recrutement ne sont pas utilisées à des fins de suivi publicitaire.

11. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables, notamment :

• Chiffrement des données en transit et au repos
• Contrôles d'accès
• Isolation des comptes clients
• Surveillance des systèmes

Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

12. Droits des personnes concernées

Étant donné que nos clients agissent à titre de responsables du traitement, toute personne souhaitant :

• Accéder à ses renseignements
• Demander une correction
• Exercer un droit de suppression
• Exercer tout autre droit applicable

doit contacter directement l'organisation de recrutement concernée.

Si nous recevons une demande directement, nous la redirigerons vers le client concerné, sauf obligation légale contraire.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25)

Conformément à la législation applicable au Québec, la responsabilité des renseignements personnels au sein de Wisteria Inc. incombe à :

14. Incidents de confidentialité

Lorsque nous avons des motifs de croire qu'un incident de confidentialité impliquant des renseignements personnels est survenu, nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer le risque de préjudice et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent, et nous consignons l'incident à notre registre des incidents de confidentialité. Nous :

• Aviserons les clients concernés dans les meilleurs délais raisonnables, et au plus tard dans les 72 heures
• Fournirons les informations nécessaires pour leur permettre de respecter leurs obligations légales
• Aviserons promptement la Commission d'accès à l'information, ainsi que les personnes concernées, lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux

Les clients demeurent responsables des notifications aux candidats, sauf obligation légale contraire.

15. Gouvernance, rôles et plaintes

15.1 Conservation et destruction des renseignements

Les clients déterminent quels renseignements sur les candidats ils détiennent et pendant combien de temps. Nous conservons les renseignements personnels tant que le client maintient un compte actif, conformément aux paramètres de conservation qu'il configure. Lorsque les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis sont accomplies, ou lorsqu'un client nous demande de les retirer, les renseignements sont détruits. La section 9 précise les délais applicables après la fermeture d'un compte.

15.2 Rôles et responsabilités de notre personnel

Notre responsable de la protection des renseignements personnels répond de la protection de ces renseignements tout au long de leur cycle de vie, de la collecte jusqu'à la destruction, et approuve nos politiques et pratiques internes de gouvernance.

L'accès aux données des clients par notre personnel est limité aux personnes qui en ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, et uniquement à des fins de soutien, de maintenance et de sécurité. Le personnel technique qui doit accéder aux systèmes de production le fait au moyen de comptes nominatifs. Notre personnel est tenu à des obligations de confidentialité. Toute personne qui prend connaissance d'un incident de confidentialité possible doit en aviser sans délai le responsable de la protection des renseignements personnels.

15.3 Plaintes

Si vous estimez que nous n'avons pas respecté nos obligations à l'égard des renseignements personnels, vous pouvez porter plainte auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées indiquées à la section 13. Veuillez décrire la situation et le résultat recherché. Nous accuserons réception de votre plainte, l'examinerons et vous répondrons par écrit en vous faisant part de nos constats et des mesures correctrices, normalement dans les 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

16. Modifications

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment.

Les modifications importantes seront communiquées par courriel ou via la plateforme.

17. Nous joindre

Pour toute question relative à la confidentialité :