Politique de confidentialité

1. Notre rôle

1.1 Données liées au recrutement (plateforme)

Lorsque des clients téléversent des CV, notes candidats ou autres informations dans NordiQ Intelligence :

• Le client (cabinet de recrutement, firme de recherche de cadres, employeur, organisme, etc.) agit à titre de responsable du traitement.
• Wisteria Inc. agit à titre de fournisseur de services / sous-traitant (processeur).
• Nous traitons les renseignements personnels uniquement pour le compte de nos clients et conformément à leurs instructions contractuelles.
• Nous ne déterminons pas les finalités du recrutement et ne prenons aucune décision d'embauche.

1.2 Visiteurs du site web

Lorsque vous consultez notre site web, Wisteria Inc. agit à titre de responsable du traitement pour les données collectées dans ce contexte, décrites à la section 10.

2. Renseignements personnels traités

Dans le cadre des Services, nous pouvons traiter :

• Nom et prénom
• Coordonnées (courriel, téléphone)
• Expérience professionnelle
• Formation académique
• Compétences et qualifications
• Notes de recruteurs
• Comptes rendus d'entrevue
• CV et documents téléversés
• Communications envoyées via la plateforme

Étant donné la nature des CV, certains renseignements peuvent inclure des renseignements sensibles, tels que :

• Sexe ou genre
• Date de naissance
• Origine nationale
• Photographies
• Informations volontairement divulguées dans un CV

Nous traitons ces renseignements uniquement sur instruction de nos clients.

3. Extension de navigateur

Nous offrons une extension Chrome facultative, Nordiq LinkedIn Capture, qui permet à un recruteur authentifié d'enregistrer un profil LinkedIn dans son propre espace NordiQ plutôt que de le ressaisir. L'extension est inutilisable sans un compte NordiQ.

3.1 Ce qu'elle lit, et à quel moment

• Uniquement la page de profil LinkedIn que le recruteur a ouverte, et uniquement lorsqu'il lance une capture. Elle ne s'exécute pas d'elle-même.
• De cette page, elle lit le profil tel qu'affiché : nom, titre, lieu, expérience professionnelle, formation, compétences, ainsi que les coordonnées que LinkedIn présente au recruteur.
• Elle ne lit ni les autres onglets, ni l'historique de navigation, ni aucun site autre que le profil LinkedIn capturé et l'espace NordiQ du recruteur. Sur LinkedIn, elle ne s'exécute que sur les pages de profil, et ne lit une page que lorsque le recruteur lance une capture.

3.2 Où vont les données

Un profil capturé est transmis directement à l'espace NordiQ du client, sur son propre sous-domaine, où il devient une donnée de recrutement régie par la section 1.1 : le client est responsable du traitement et Wisteria agit comme sous-traitant. Wisteria ne reçoit pas les profils capturés à une destination distincte, et l'extension ne contient aucun traceur publicitaire ni outil d'analyse.

3.3 Ce qui est conservé sur l'appareil

Pendant une capture, l'extension conserve son état de travail dans le stockage local du navigateur, afin que la fermeture de la fenêtre ne fasse pas perdre le travail du recruteur. Ces données demeurent sur l'appareil et sont effacées à la fin de la capture.

3.4 Autorisations

L'extension ne demande que les autorisations qu'elle utilise : l'accès à la page de profil LinkedIn capturée, l'accès à l'espace NordiQ du client pour y enregistrer le résultat, la capacité d'identifier l'onglet à partir duquel le recruteur effectue la capture, la capacité d'insérer le lecteur dans cet onglet lorsque celui-ci était déjà ouvert avant l'installation ou la mise à jour de l'extension, et le stockage local décrit ci-dessus.

4. Communications avec les candidats

La plateforme permet aux clients d'envoyer des communications (par exemple des courriels) aux candidats.

À cet égard :

• Le contenu des messages est rédigé et validé par le client.
• Aucun courriel ne peut être envoyé sans intervention humaine.
• Nous ne générons ni n'envoyons automatiquement de communications sans validation.
• Le client est responsable du respect des lois applicables (par exemple les lois anti-pourriel et les exigences de consentement).
• Nous agissons uniquement comme fournisseur technique facilitant l'envoi de communications pour le compte du client.

5. Finalités du traitement

Nous traitons les renseignements personnels afin de :

• Structurer et organiser les profils candidats
• Fournir des outils d'analyse et de classement
• Générer des résumés assistés par intelligence artificielle
• Permettre la recherche et la redécouverte de talents
• Assurer le stockage sécurisé des documents
• Maintenir la performance et la sécurité des systèmes

Nous ne :

• Vendons pas les renseignements personnels
• Louons pas les données candidats
• Utilisons pas les données à des fins publicitaires
• Utilisons pas les données clients pour entraîner des modèles publics d'intelligence artificielle

Les données appartiennent aux clients et demeurent sous leur contrôle.

6. Utilisation de l'intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités reposent sur des services fournis par OpenAI.

• Les notes complètes et documents candidats peuvent être transmis à des fins d'analyse.
• Ce traitement peut avoir lieu aux États-Unis.
• Les ententes contractuelles applicables interdisent l'utilisation des données clients pour l'entraînement de modèles publics.
• Les fonctionnalités d'IA constituent des outils d'aide à la décision uniquement.

NordiQ Intelligence :

• Ne prend pas de décisions automatisées d'embauche
• Ne remplace pas l'évaluation humaine
• Ne garantit aucun résultat

Les clients demeurent responsables de leurs décisions.

7. Infrastructure et sous-traitants

Nous utilisons notamment :

• Amazon Web Services (hébergement principal - Montréal, Canada)
• Google Cloud (OCR et traitement documentaire)
• OpenAI (analyse IA - États-Unis)

Les bases de données principales et les sauvegardes sont hébergées à Montréal, Canada.

Certaines opérations de traitement peuvent être effectuées à l'extérieur du Canada lorsque cela est nécessaire pour fournir les fonctionnalités d'IA.

Nous mettons en place des garanties contractuelles appropriées avec nos sous-traitants.

8. Transferts internationaux

Dans la mesure où certains services sont fournis depuis les États-Unis, des renseignements personnels peuvent être transférés à l'extérieur du Canada.

Des mesures contractuelles et techniques appropriées sont mises en œuvre pour protéger ces renseignements.

9. Conservation des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels :

• Aussi longtemps que le compte client demeure actif, et
• Selon les instructions ou politiques de conservation du client.

En cas de résiliation :

• Les données peuvent être conservées jusqu'à 30 jours afin de permettre leur exportation.
• Elles sont ensuite supprimées des systèmes actifs.
• Les sauvegardes sont purgées selon les cycles techniques standards.

Nous ne conservons pas les données de recrutement pour des fins indépendantes.

10. Site web et témoins (cookies)

Notre site web peut collecter :

• Adresse IP
• Type de navigateur
• Informations sur l'appareil
• Données d'utilisation

Nous pourrions utiliser à l'avenir des outils d'analyse ou de mesure d'audience afin d'améliorer la performance du site et nos efforts marketing.

Lorsque requis par la loi, des mécanismes appropriés d'avis et de consentement seront mis en place.

Les données de la plateforme de recrutement ne sont pas utilisées à des fins de suivi publicitaire.

11. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables, notamment :

• Chiffrement des données en transit et au repos
• Contrôles d'accès
• Isolation des comptes clients
• Surveillance des systèmes

Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

12. Droits des personnes concernées

Étant donné que nos clients agissent à titre de responsables du traitement, toute personne souhaitant :

• Accéder à ses renseignements
• Demander une correction
• Exercer un droit de suppression
• Exercer tout autre droit applicable

doit contacter directement l'organisation de recrutement concernée.

Si nous recevons une demande directement, nous la redirigerons vers le client concerné, sauf obligation légale contraire.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels (Loi 25)

Conformément à la législation applicable au Québec, la responsabilité des renseignements personnels au sein de Wisteria Inc. incombe à :

14. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de sécurité confirmé impliquant des renseignements personnels, nous :

• Aviserons les clients concernés dans les meilleurs délais raisonnables
• Fournirons les informations nécessaires pour leur permettre de respecter leurs obligations légales

Les clients demeurent responsables des notifications aux candidats, sauf obligation légale contraire.

15. Modifications

Nous pouvons modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment.

Les modifications importantes seront communiquées par courriel ou via la plateforme.

16. Nous joindre

Pour toute question relative à la confidentialité :